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Modèle de lettre
Pour toute correspondance concernant la Chorale, veuillez utiliser le modèle de lettre prédéfini (modèle .dot Microsoft Word) avec entête personnalisée.
Note: Le bandeau graphique avec le logo de la Chorale n'apparait que lorsque l'on fait un "Aperçu avant impression" ou bien lors de l'impression elle-même.
Pense bête
Soirée
- Réserver dates en fonction des disponibilités de salles ainsi que d’éventuelles autres activités dans la région
- Réserver salles (théâtre du PAM, les Pas Perdus, salle pour partie officielle)
- Prendre contact avec d’autres sociétés pour 2ème partie
- Prendre contact avec metteur en scène
- Demander à un membre de nous écrire des intermèdes
- Programmes, affiches et flyers
- Sponsoring (pour gros projets) : établir un dossier complet (voir modèle) .Créer une commission pour l’occasion. (Loterie Romande, minimum 8 mois avant, marche à suivre : www.entraide.ch)
- Recherche sponsors locaux (commerçants)
- Pub Journaux et articles rédactionnels :
- A l’Unisson et Chorus,(assez tôt)
- Cossonay
- Morges
- 24 Heures (Agenda, Clic-clac)
- Journal de la Côte
- Clin d’œil
- Différents sites Internet (Temps libre, Sympaphonie, A cœur joie, SCCV /chœur.ch )
- Site de l'USL
- Envoyer invitations avec programmes aux membres honoraires, d’honneurs et autres invités au plus tard 1½ mois avant la soirée
- Tombola :
- Demander autorisation à la commune
- commander billets à la librairie
- décider du principe (1.- ou 2.-, tombola spéciale)
- choix des lots
- Buvette :
- commander boissons au restaurateur et pour verre de l’amitié
- petite restauration, commander plateaux ou faire soi-même (membres Chorale)
- (Désigner 2 pers .responsables)
- Prévoir collation pour sociétés invitées, ainsi que verre de l’amitié
- Décider du déroulement de la soirée (entracte ou pas, partie officielle à quel moment, etc.)
- Cadeaux chef, éclairagiste et si autres intervenants
- Déco.scène et Pas Perdus (désigner volontaires bricolage)
- Contacter studio d’enregistrement CD ou DVD (Megaphone)
- Faire venir l’éclairagiste à la générale ou pré générale. Si éclairage spécifique souhaité, prévoir de rencontrer l'éclairagiste la semaine qui précède pour l'installation des projecteurs.
- Si piano sur scène, faire la demande à l'école de musique qui en est le propriétaire, prévoir transfert et accordage.
- Chercher billets d’entrée à la commune. (Quand et combien ??)
- Désigner deux personnes pour la caisse (hors chorale)
- Prévoir accueil des spectateurs
- Demander la clé du Théâtre (10 jours avant)
Concerts classiques
- Chercher orchestre ou organiste (contrat)
- Réserver dates
- Réserver églises (voir avec M. Cordey, le Pasteur, et le concierge pour la clé)
- Réserver salle du conseil (à la commune) pour mise en voix
- Contacter solistes (contrats), leur envoyer les partitions suffisamment tôt. Leur demander qu’ils nous envoient leur CV ainsi qu’une photo sous forme informatique pour le programme, et leurs coordonnées bancaires.
- Se voir avec orchestre pour définir le mode de fonctionnement (qui s’occupe de quoi, comment partager la recette etc. )
- Convenir ensemble des répétitions en commun (lieu et dates) et réserver les salles ou églises pour ces répétitions
- Sponsoring : établir un dossier complet (voir modèle). Créer une commission pour l’occasion.(Loterie Romande, minimum 8 mois de délais, marche à suivre www.entraide.ch)
- Programmes, Affiches, Flyers : doit être prêt pour distribuer 1½ mois avant le concert. (Commencer à récolter les différents documents pour le programme 6 mois avant le concert)
- Envoyer invitations avec programme aux membres honoraires, d’honneurs au plus tard un mois et demi avant le concert. Nombre d’invités limités !
- Pub journaux et articles rédactionnels :
- A l’Unisson et Chorus (attention délais)
- Cossonay
- Morges
- 24 Heures (agenda, clic.clac)
- Journal de la Côte
- Clin d’œil
- Différents sites Internet (Temps libre, Sympaphonie, A cœur joie, SCCV/chœur.ch
- Site de l'USL
- Contacter studio d’enregistrement CD (Megaphone)
- Cadeaux solistes et chefs :
- un bouquet pour les dames et 2 bouteilles pour les hommes au dernier concert. (25.-/ pers.)
- une rose par soliste et chef les premiers soirs
- Chercher billets d’entrée à la commune (quand et combien ?? pour deux concerts: 600 billets ?!
- Désigner deux personnes pour la caisse (hors chorale).
- Prévoir collation soit au Pré aux Moines soit à la salle de paroisse (réserver salle suffisamment tôt)
- Avertir les organistes titulaires (J-P Hartmann ou P. Porret) de nos interventions au Temple (répétitions, concerts, livraison instruments de location ex. orgue positif et accordage de ce dernier)
- Si concert extra-muros, prévoir d'aller sur place pour visualiser l'espace, position podiums, position orchestre, éclairage etc.
Concert de Noël
- Réserver dates en fonction des disponibilités de l’église ainsi que d’éventuels autres concerts dans la région
- Réserver église (voir avec M. Cordey, le Pasteur et le concierge pour la clé)
- Réserver éventuellement la salle du conseil (à la commune) pour mise en voix
- Contacter organiste ou autre intervenant et définir les conditions d’engagement (éventuellement contrat)
- Programme, Affiches, Flyers (version simplifiée)
- Pub journaux A l’Unisson et Chorus (attention délais)
- Cossonay
- Morges
- 24 Heures (agenda, clic.clac)
- Journal de la Côte
- Clin d’œil
- Différents sites Internet
- Site de l'USL
- Cadeaux pour intervenants
- Vin chaud et biscuits après le concert (désigner une équipe)
- Déco bougies etc.
- Prévoir collecte (paniers)
- Avertir les organistes titulaires (J-P Hatmann ou P. Porret) de nos interventions au Temple (répétitions, concerts)
Cantonale et Fédérale
- Choisir pièces à choix (chronométrage)
- Remplir inscription
- Prévoir déplacement bus
Assemblée Générale
- Définir une date
- Réserver le lieu, chercher la clé au moment voulu
- Inviter les autorités, les membres honoraires et d’honneurs
- Préparer ordre du jour (choix des chants)
- Préparer liste de présence
- Prévoir cadeaux jubilaires: Dames: 1 rose + 1 bte de rosé / Hommes: 1 bte de rouge
- Organiser petite collation ou souper pour l'après-assemblée
Missions comité
Président (tâches de base)
- Représenter la chorale vis-à-vis du monde extérieur (personne de contact)
- Préparer une allocution pour la soirée annuelle
- Présider l’Assemblée générale
- Maintenir informés les membres de la Chorale des futurs projets engagés par le comité
- Faire part aux membres de la société du courrier leur étant destiné
- Être présent lors de rencontres avec les sociétés extérieures impliquées dans nos soirées et concerts
Secrétaire (tâches de base)
- PV assemblées générales et séances de comité
- Remettre à jour 1x/an :
- Liste membres actifs et adresses
- Liste anniversaires
- Préparer listes de présences aux répétitions, listes diverses pour tâches lors de soirées/concerts
- Envoyer invitations avec programmes aux invités
- Faire les contrats pour solistes, orchestre ou autres intervenants
- Pub dans les agendas journaux locaux
Caissière (tâches de base)
- Tenir la caisse
- Tenir la comptabilité
- Payer les créanciers
- Récupérer les impôts anticipés tous les 3 ans
- Rédiger les comptes annuels et les soumettre au comité et aux vérificateurs de comptes avant l’Assemblée annuelle
- Présenter les comptes à l’Assemblée générale
- Établir un budget pour la nouvelle année. Le présenter à l’Assemblée générale
- Établir un budget par projet (soirée, concert)
- Tenir la comptabilité des heures de travail données par tierce personne, et les rémunérer. Envoyer le décompte à l’AVDC pour remboursement partiel.
- Pour les différentes prestations :
- Prévoir les billets d’entrée et le décompte avec la bourse communale
- Demander autorisation tombola à la commune
- Commander les billets de tombola
- Prévoir les fonds de caisse
- Prévoir les décomptes en fin de soirée
- Gérer les cartes de Membre Ami
Archiviste
- Commande des partitions
- Gérer les pièces archivées
- Mise à disposition des nouvelles partitions
- Fournir les pièces du répertoire aux nouveaux choristes
- Transmettre les partitions aux solistes engagés dans les concerts classiques
- Tenir une liste des pièces interprétées lors de nos différentes prestations (SUISA)
- Remplir la déclaration des œuvres interprétées sur le logiciel jusqu'à fin novembre
Autres tâches
- Costumes : Simone
- Site Internet : Dorian Ros - Simone
- Livre d’Or : Simone
- Cartes de vœux, rétablissement ou condoléances pour nos membres : Françoise
- Tenir une liste de cadeaux offerts à nos membres, et en quelles circonstances : Françoise
- Programme, Affiches, Flyers : Simone - Anne-Marie - Michiel
- Sponsors : Françoise - Michiel (Marie-Christine pour la loterie Romande et % culturel Migros)
- Tombola : Marc-Etienne - Yvan - Françoise
- Réservation : Jacqueline
- de salles de spectacles, (théâtre PAM, église, Espace Landry etc.)
- de salles de musique (supplémentaires pour partielles et samedi de travail). Attention, locaux PAM très occupés en Juin. (Inclus obtention des clés pour ces différents endroits)
- Préparer le planning des répétitions en accord avec le Directeur: Jacqueline
- Articles rédactionnel journaux : Simone - Michiel (Anne-Marie relecture)
- Pub journaux: Simone - Anne-Marie
- Pub sites internet: Simone - Dorian Ros
- Relation avec l’USL : Michiel
- Gestion diffusion des affiches : Simone
- Gestion des assurances liées à la société: Françoise, Marie-Christine
- Gestion mise en place podiums /éclairage dans les divers lieux de concerts. Visualisation de l'espace en amont des concerts (avec le directeur), puis organiser l'équipe de volontaires: Martin, Marc-Etienne.
- Gestion des déplacements du chœur lors des concerts et soirées (entrée-sortie): Laurence
